PERSONDATAFORORDNING

Privatlivspolitik for Palliativt Frivilligt Netværk (PFN)

Gældende fra 23. maj 2018

1 DATAANSVAR

Palliativt Frivilligt Netværk (PFN) er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontakt: PFNs koordinator Susanne Søgaard, telefon 4019 8707, mail: koordinator@foreningen-pfn.dk.

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

2 BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Vi behandler følgende personoplysninger for medlemmer:

  • Navn
  • Adresse
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Indmeldelsesdato

Vi har ikke personoplysninger om medlemmer, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (fx CPR-nummer)

Vi behandler følgende oplysninger for ansatte og frivillige:

  • Navn
  • Adresse
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Bankkontonummer til brug for udbetaling af løn, godtgørelse, refusion, transportudgifter og lignende
  • CPR nummer (kun for ansatte)
  • Fødselsår
  • Køn (mand eller kvinde)

3 HER INDSAMLER VI OPLYSNINGER FRA

Vi behandler kun oplysninger som du selv oplyser til foreningen eller oplysninger, som er offentligt tilgængelige (fx adresse og telefonnummer).

4 FORENINGENS FORMÅL MED BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Medlemmer:

  • Udsendelse af nyhedsbreve og andre meddelelser via e-mail
  • Udsendelse af kontingentopkrævninger
  • Administration af din relation til foreningen
  • Opfyldelse af lovkrav

Ansatte og frivillige:

  • Håndtering af ansatte og frivilliges hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til foreningen

5 VI BEHANDLER KUN PERSONOPLYSNINGER UD FRA LEGITIME INTERESSER

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af arrangementer
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen, eller ophør som frivillig
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

6 VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

7 OPBEVARING OG SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, frivillig eller lønnet personale.

Medlemmer:

På datoen for udmeldelse af PFN eller ved dødsfald overføres dine data til PFN’s arkiv for tidligere medlemmer, da disse indgår i din PFN’s historik.

Frivillige:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnet personale:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer oplysninger om medlemmer, frivillige og ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

8 DINE RETTIGHEDER

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du i afsnit 1 (øverst) .

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.